6 loại báo cáo kinh doanh cần phải có trong cửa hàng bán lẻ

Báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho, báo cáo bán hàng,… là những loại báo cáo kinh doanh quan trọng với bất kỳ cửa hàng bán lẻ nào. Thông qua các số liệu thống kê, bạn sẽ biết được chính xác, cụ thể tình hình kinh doanh của công ty, cửa hàng để đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp như triển khai các chương trình ưu đãi, khuyến mại, tổ chức các điểm bán offline giới thiệu sản phẩm,…

Tuy nhiên, cách làm báo cáo bán hàng, báo cáo kho, tổng hợp các số liệu làm sao cho hiệu quả, chính xác là điều không hề dễ dàng. Việc có quá nhiều dữ liệu hàng hóa có thể gây ra sai sót, nhầm lẫn, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như gây thất thoát, thâm hụt ngân sách của cửa hàng. Đây chính là lý do tại sao chúng ta phải sử dụng các mẫu báo cáo quản lý bán hàng phù hợp với cửa hàng bán lẻ của mình. Trong bài viết này, Sàn kế toán sẽ gợi ý cho bạn 6 loại báo cáo kinh doanh bán lẻ mà bạn nhất định phải chú ý nếu muốn quản lý bán hàng hiệu quả.

Những mẫu báo cáo doanh thu cửa hàng bán lẻ bạn nên chú ý tới Báo cáo tồn kho

1. Báo cáo nhập xuất tồn kho

2. Kiểm soát mặt hàng sắp hết trong kho

3. Báo cáo hàng bán chạy Báo cáo bán hàng

4. Báo cáo tóm tắt doanh số

5. Báo cáo doanh thu cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm

6. Báo cáo doanh thu theo khách hàng hoặc nhóm khách hàng

Những lưu ý khi làm báo cáo kinh doanh Báo cáo tồn kho Kiểm soát hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng bán lẻ. Nếu lượng hàng tồn kho quá ít sẽ không thể cung cấp để sản phẩm cho khách hàng. Còn nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây ra tồn đọng vốn kinh doanh, hàng hóa nếu không bảo quản tốt dễ bị hỏng hóc, thất thoát. Vì vậy, để quản lý hàng hóa tồn kho, những loại báo cáo và các cách làm báo cáo tồn kho dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát tồn kho hiệu quả.

1. Báo cáo nhập xuất tồn kho Báo cáo hàng tồn kho là loại báo cáo quan trọng và cần theo dõi thường xuyên nhất của các chủ shop nếu muốn nắm được số lượng tồn kho của từng mặt hàng đang có tại cửa hàng để có các chiến lược bán hàng phù hợp, kịp thời. Báo cáo kho sẽ cho bạn biết số lượng hàng tồn kho có trong cửa hàng và giá trị tồn kho hiện tại. Bạn sẽ nắm được có bao nhiêu vốn đang nằm trong kho của mình để có kế hoạch kinh doanh và dự báo tài chính đúng đắn. Ví dụ: Nếu bạn biết đã dùng bao nhiêu vốn để nhập hàng, số lượng nhập trong kỳ là bao nhiêu, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch ngân sách cho đợt nhập hàng tiếp theo.

2. Kiểm soát mặt hàng sắp hết trong kho Hết hàng là điều tuyệt đối không được phép xảy ra trong bán lẻ. Bởi vì hết hàng không chỉ đơn thuần là bạn không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng, khiến bạn mất khách mà điều này còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng, làm khách hàng không hài lòng, cửa hàng thiếu chuyên nghiệp. Và đáng buồn hơn, khi cửa hàng bạn hết hàng, khách hàng sẽ dễ tìm đến các cửa hàng khác để mua hàng, điều đó có nghĩa bạn đang mang đến cho đối thủ cạnh tranh những khách hàng tiềm năng. Báo cáo dưới định mức sẽ cho bạn biết những sản phẩm sắp hết hàng. Và để có 1 báo cáo định mức chính xác, trước hết bạn cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho các sản phẩm. Nhìn vào Báo cáo dưới định mức sẽ giúp bạn xác định các mặt hàng bán chạy. Ví dụ 1 sản phẩm thường xuyên xuất hiện trong Báo cáo dưới định mức thì bạn nên xem xét nhập hàng với số lượng nhiều hơn trong những lần tiếp theo. Báo cáo dưới định mức giúp bạn xác định những mặt hàng bán chạy nhất của cửa hàng.

3. Báo cáo hàng bán chạy Những mặt hàng nào bán chạy nhất? Mặt hàng nào mang lại doanh thu nhiều nhất cho cửa hàng của bạn? Câu trả lời sẽ có trong báo cáo hàng bán chạy. Báo cáo hàng bán chạy sẽ cho biết số lượng bán ra và doanh thu của 1 sản phẩm trong khoảng thời gian nhất định. Sử dụng báo cáo hàng bán chạy sẽ giúp bạn nhanh chóng quyết định mặt hàng nào nên đầu tư, mặt hàng nào không nên tiếp tục đặt hàng. Một báo cáo hàng bán chạy tốt sẽ cho bạn thấy được ngày đầu tiên và ngày gần nhất bạn bán sản phẩm đó là khi nào. Nếu khoảng cách giữa ngày đầu tiên và ngày cuối lớn thì sản phẩm đó cần phải được đẩy nhanh hơn. Bằng cách xem xét báo cáo hàng bán chạy, chủ shop và đội ngũ nhân viên kinh doanh có thể nhìn vào thời điểm doanh số tăng đột biến và sản phẩm nào bán chạy nhất để đưa ra dự báo và có kế hoạch nhập hàng chủ động, hợp lý. Ngoài ra, nếu có nhiều mặt hàng bán chạy cùng thuộc 1 nhóm hoặc 1 danh mục sản phẩm, dựa vào đó bạn sẽ có thêm ý tưởng cho những mặt hàng liên quan nên nhập về bán. Báo cáo bán hàng của cửa hàng bán lẻ Báo cáo bán hàng Bán hàng là 1 yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong bán lẻ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc cửa hàng của bạn kiếm được bao nhiêu tiền. Dưới đây là một số cách làm báo cáo bán hàng có thể giúp bạn quản lý bán hàng tốt nhất:

4. Báo cáo tóm tắt doanh số Báo cáo tóm tắt doanh số cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo doanh số bán hàng cũng sẽ hiển thị được giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận và thuế để bạn có thể biết rõ hơn về lợi nhuận thu được của cửa hàng. Báo cáo tóm tắt doanh số cung cấp một cái nhìn vĩ mô hơn về doanh số bán lẻ của cửa hàng. Bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền vào tháng trước hay tháng trước nữa? Doanh số bán hàng của năm nay so với năm ngoái thì sao? Những con số này cung cấp thông tin về tình hình phát triển của cửa hàng, giúp bạn đưa ra các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Mẫu báo cáo doanh thu hữu ích cho cửa hàng bán lẻ Tại đây, bạn có thể lọc khoảng thời gian như doanh số theo quý, theo tháng, theo tuần, ngày hoặc tùy chỉnh thời gian xem báo cáo.

5. Báo cáo doanh thu cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm Có một cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng là rất cần thiết, tuy nhiên, để hiểu chi tiết hơn, bạn cần đi sâu vào phân tích các báo cáo chi tiết. Báo cáo doanh thu theo từng sản phẩm, hoặc nhóm sản phẩm là 1 loại báo cáo như thế. Báo cáo doanh thu theo sản phẩm giúp bạn xác định sản phẩm bán chạy và sản phẩm bán chậm. Nếu 1 sản phẩm đang bán tốt, đem lại nhiều doanh thu và lợi nhuận, bạn có thể đặt hàng nhiều hơn. Ngược lại, các sản phẩm bán chậm cần được phát hiện sớm để có các chương trình khuyến mãi xả hàng kịp thời trước khi lỗi thời. Một lý do nữa mà bạn nên theo dõi thường xuyên báo cáo doanh theo sản phẩm đó là báo cáo này giúp bạn kiểm soát doanh thu của mình từ cấp độ danh mục. Đây là một báo cáo cần thiết nếu bạn muốn xác định xu hướng tiêu dùng, nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: Bạn có một cửa hàng kinh doanh giày dép và bạn nhận thấy 1 thương hiệu hay 1 loại giày nào đó đang được ưa chuộng, hoặc 1 kích cỡ giày nào đó phổ biến, bán chạy hơn. Bạn có thể sử dụng những báo cáo thống kê đó để có thể lên kế hoạch tiếp thị cũng như nhập hàng hợp lý, tránh nhập phải hàng lỗi mốt, hàng quá kén người dùng dẫn đến sản phẩm bị tồn kho nhiều.

6. Báo cáo doanh thu theo khách hàng hoặc nhóm khách hàng Không chỉ có báo cáo bán hàng theo sản phẩm, bạn cũng nên quan tâm đến báo cáo doanh thu theo khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Báo cáo doanh thu theo khách hàng sẽ giúp bạn nhận diện đâu là khách hàng VIP, đâu là những khách hàng chưa gắn bó với thương hiệu của mình để có những chiến lược tiếp thị và truyền thông phù hợp. Với các khách hàng thân thiết, khách hàng VIP, bạn có thể đưa ra các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng để gia tăng lòng trung thành. Còn với khách vãng lai, bạn có thể thu hút họ quay trở lại bằng các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị lại hoặc các ưu đãi hấp dẫn. Những lưu ý khi làm báo cáo kinh doanh Quá trình tạo các báo cáo doanh thu, báo cáo quản lý bán hàng sẽ phụ thuộc vào hệ thống quản lý bán hàng POS của bạn. Nhưng nhìn chung, hầu hết các cửa hàng bán lẻ đều có những lưu ý chung về quản lý dưới đây: Đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung: Đừng để dữ liệu của bạn ở nhiều nơi, như vậy sẽ rất khó quản lý. Cách tốt nhất là chọn một hệ thống POS có tính năng quản lý kho và bán hàng tập trung tại 1 nơi duy nhất như Sapo. Việc đồng bộ liên tục dữ liệu và quản lý tập trung trên 1 nền tảng sẽ giúp bạn có các báo cáo chính xác và cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống báo cáo động: Một hệ thống báo cáo động sẽ cho phép lọc và phân tích các số liệu báo cáo kinh doanh theo nhu cầu của bạn. Nếu muốn tận dụng tối đa các dữ liệu, 1 hệ thống báo cáo tốt phải có khả năng lọc và xem thông tin theo nhiều chiều khác nhau. Ví dụ: Thay vì chỉ đưa ra các báo cáo bán hàng chung, hệ thống báo cáo cần có các tùy chọn để lọc dữ liệu như lọc theo loại sản phẩm, theo nhóm khách hàng, theo danh mục,…